Organizacja konferencji, sympozjów oraz warsztatów naukowych
Fundacja w 2004 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie środowiska uniwersyteckiego rozpoczęła działania związane z organizacją konferencji, sympozjów i warsztatów naukowych. Od tego momentu współorganizowała ponad 70 krajowych i zagranicznych konferencji naukowych.
Fundacja oferuje obsługę finansowo-księgową oraz prawno-organizacyjną wydarzeń: konferencji, sympozjów i warsztatów naukowych.
Obsługa finansowo-księgowa obejmuje:
- prowadzenie wydzielonego konta służącego do operacji finansowych związanych z organizowaną konferencją;
- przyjmowanie wpłaty oraz wystawianie faktur uczestnikom konferencji;
- regulowanie płatności za wskazane faktury, rozliczanie bieżącego salda;
- rozliczanie umowy zlecenia i umowy o dzieło.
Obsługa prawno-organizacyjna obejmuje:
- prowadzenie korespondencji związanej z obsługą finansową i organizacyjną konferencji;
- organizowanie obsługi technicznej;
- zapewnienie noclegów, cateringu, transportu oraz programu kulturalnego;
- występowanie jako strona w kontaktach ze zleceniobiorcami;
- wysyłanie zaproszeń, przygotowanie identyfikatorów.
Fundacja organizuje:
- noclegi – współpraca z wieloma hotelami i ośrodkami wypoczynkowo-szkoleniowymi w Trójmieście i jego okolicach, wykorzystywana jest baza noclegowa UG;
- catering – pełne wyżywienie, przerwy kawowe, uroczyste kolacje;
- transport w ramach konferencji;
- atrakcje turystyczne – organizowanie wycieczek z przewodnikami, koncertów, imprez towarzyszących;
- obsługę techniczną;
- patronaty honorowe oraz medialne.
Fundacja wykonuje:
- materiały konferencyjne: zaproszenia, afisze, banery, publikacje;
- różnorodne promocyjne pakiety konferencyjne.
W imieniu organizatora merytorycznego przygotowuje się aplikację o:
- środki finansowe do sponsorów prywatnych;
- środki publiczne do Urzędu Marszałkowskiego, Urzędu Wojewódzkiego i urzędów miejskich.
Na pokrycie kosztów obsługi prawno-administracyjnej i finansowo-księgowej Fundacja pobiera prowizję (ustalaną indywidualnie z zamawiającym) od wpływów z tytułu organizowanej konferencji. W tym celu przygotowane jest porozumienie między Organizatorem a realizującym – FRUG, określające prowizję dla Fundacji uzależnioną od ilości powierzonych zadań.
Istnieje możliwość dostosowania oferty Fundacji do indywidualnych potrzeb organizatora.